So gelingt Projekt­management: Mit Pokern & Magie

Projektmanagement ist ein wichtiger Bestandteil von vielen Unternehmen und Organisationen.

Als Projektmanager:in ist man das Bindeglied zwischen den einzelnen Teammitgliedern und auch zum Kunden hin, muss alles im Überblick behalten, planen, motivieren, koordinieren, ein erfolgreiches Ergebnis gewährleisten und vieles mehr. Eine herausfordernde Arbeit, für die man gerne Unterstützung annimmt: Hier möchte ich einige nützliche Methoden vorstellen und zeigen, dass es in der Welt des Projektmanagements auch Platz für ein Lachen gibt.

Denn eines gleich vorweg: Aller Methodik zum Trotz ist die wichtigste Eigenschaft im Projektmanagement eine positive Grundeinstellung. Der Job kann stressig sein, aber das bedeutet nicht, dass es keinen Platz für Spaß gibt. Im Gegenteil! Ein guter Sinn für Humor hilft, die Stimmung im Team zu heben und Herausforderungen gemeinsam besser bewältigen zu können. Und manchmal darf sogar „gespielt“ werden …

ZEIT zu pokern

Die wissenschaftliche Definition von Zeit ist eine abstrakte, messbare, physikalische Größe, die angibt, in welcher Reihenfolge Ereignisse stattfinden. Wir messen Zeit in Sekunden, Minuten, Stunden, Tagen, usw. und obwohl die Uhr eigentlich für alle von uns gleich tickt, ist Zeit auch eine subjektive Erfahrung, die individuell unterschiedlich wahrgenommen werden kann. Und das ist eine der größten Herausforderungen des Projektmanagements!

Die Zeit ist ein wichtiges Messkriterium für Projekte, an denen verschiedene Menschen, oft gemeinsam, arbeiten. Wie kann trotzdem z. B. eine realistische Aufwandsschätzung möglich werden?

Planning Poker – eine konsensorientierte Schätztechnik

Eine sehr beliebte, und auch von mir hoch geschätzte, Methode wurde bereits in den frühen 2000er Jahren von James Grenning erfunden. Er hatte die Idee, dass, wenn ein Team gemeinsam eine Schätzung abgibt, dies zu einem besseren Ergebnis führt, als wenn jeder Einzelne für sich schätzt. Gemeinsam mit Mike Cohn, einem Agile-Coach und Buchautor, entwickelte er die Schätztechnik “Planning Poker”.

Der Prozess von Planning Poker ist einfach. Jedes Teammitglied erhält eine Reihe von Spielkarten, die mit Zahlen oder Zahlenbereichen bedruckt sind. Der Moderator präsentiert eine Aufgabe oder ein Problem, und jeder Teilnehmer spielt verdeckt eine Karte aus, die seine Schätzung darstellt. Wenn alle ihre Karten ausgewählt haben, werden die Schätzungen offenbart. Wenn es Diskrepanzen in den Schätzungen gibt, können die Teammitglieder diskutieren und die Schätzungen anpassen, bis eine Einigung erzielt wird.

Die Karten für Planning Poker: Es gibt unterschiedliche Formen der Kartensets. Es ist auch möglich eigene Karten zu entwickeln, um spezifische Anforderungen oder Kontexte zu berücksichtigen.

Persönliche bevorzuge ich die Anlehnung an die Fibonacci-Folge, einer mathematischen Sequenz, in der jeder Wert die Summe der beiden vorherigen Werte ist. Sie beginnt mit 0 und 1 und setzt sich wie folgt fort: 0, 1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89 und so weiter. Jede Zahl in der Sequenz wird durch Addition der beiden vorherigen Zahlen berechnet.

• 0 (oder “Keine Ahnung”): Diese Karte verwenden wir, wenn ein Teammitglied keine Schätzung abgeben kann oder will.
• 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, …: Diese Karten repräsentieren einen relativen Aufwand, d.h. eine höhere Zahl bedeutet einen höheren Aufwand.
• ?: Diese Karte wird verwendet, wenn eine Aufgabe nicht klar genug definiert ist, um eine Schätzung abzugeben.
• Kaffeepause: Diese Karte kann von einem Teammitglied vorgeschlagen werden, wenn eine Pause benötigt wird.

Planning Poker fördert den Austausch über die Aufgabe und somit auch ein einheitliches Verständnis. Durch die gemeinsame Schätzung entstehen auch eine gemeinsame Verantwortung und Verbindlichkeit, die im Team erarbeitet wurde und nicht von außen (oder oben) vorgegeben wurde. Und: Planning Poker macht viel Spaß!

Allerdings gibt es auch bei Planning Poker immer Raum für Fehler und Ungenauigkeiten. Wichtig ist auch, die Schätzungen regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, da sich die Anforderungen und Bedingungen im Laufe des Projekts ändern können.

Über Magische Dreiecke und den Beitrag von Zitronenfaltern im Projektmanagement

Es ist das höchste Ziel, ein Projekt erfolgreich abzuschließen und dabei Zeit, Kosten und Leistung (Qualität, Umfang) im Gleichgewicht zu halten. Ein Konzept, das dabei hilft, diese drei Faktoren zu berücksichtigen und in Einklang zu bringen ist das Magische Dreieck.

Die Grundlagen sind leicht erklärt:

• Wenn man die Zeit verkürzt, kann dies die Kosten erhöhen und die Leistung beeinträchtigen.
• Wenn man die Kosten senkt, kann dies zu einer längeren Projektzeit und möglicherweise zu einer geringeren Leistung führen.
• Wenn man die Leistung verbessert, kann dies zu höheren Kosten und längeren Projektzeiten führen.

Um das magische Dreieck erfolgreich zu managen, ist es wichtig, die Prioritäten des Projekts zu verstehen. Wenn eine kurze Projektzeit das oberste Ziel ist, können die Kosten höher ausfallen und die Leistung möglicherweise leiden. Wenn die Leistung oberste Priorität hat, müssen die Kosten und die Projektzeit möglicherweise angepasst werden. Das magische Dreieck ist also ein Hinweis darauf, dass es bei Projektmanagement immer um Kompromisse geht. Um das Ziel des Projekts zu erreichen, müssen diese Kompromisse bewusst getroffen und ausbalanciert werden.

Einer der wichtigsten Aspekte in diesem Zusammenhang ist die Kommunikation. Die Beteiligten müssen in der Lage sein, effektiv zu kommunizieren und Entscheidungen zu treffen, um das magische Dreieck im Gleichgewicht zu halten. Das bedeutet auch, dass Änderungen und Anpassungen während des Projekts vorgenommen werden können und müssen, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

Kosten und Qualität – Eckpunkte des Dreiecks und von der Magie, damit umzugehen

Einige der gängigsten Methoden zur Steuerung der Projektkosten sind:

• Projektbudgetierung:
  Eine detaillierte Planung und Schätzung der Projektkosten, die auf den Projektanforderungen, dem Umfang, der Zeitrahmen und den verfügbaren Ressourcen basiert.
• Earned-Value-Management (EVM):
  Eine Methode zur Überwachung und Steuerung der Projektkosten, indem der tatsächliche Fortschritt des Projekts mit dem geplanten Fortschritt verglichen wird. EVM berechnet Kennzahlen wie den Planwert (PV), den tatsächlichen Wert (EV) und den Ist-Kosten (AC) und ermöglicht so eine genaue Überwachung der Projektkosten.
• Risikomanagement:
  Eine systematische Methode zur Identifizierung, Analyse und Bewertung von Risiken, die den Projekterfolg beeinträchtigen könnten. Durch die frühzeitige Erkennung und das Management von Risiken kann das Projektrisiko minimiert und die Projektkosten im Griff gehalten werden.
• Lean Management:
  Eine Methode zur Optimierung von Prozessen und zur Minimierung von Verschwendung. Durch die Anwendung von Lean-Prinzipien können unnötige Kosten vermieden und die Effizienz des Projekts gesteigert werden.
• Projektcontrolling:
  Ein kontinuierlicher Prozess zur Überwachung und Steuerung des Projekts, um sicherzustellen, dass es im Rahmen des Budgets bleibt. Dabei werden regelmäßig Kostenanalysen durchgeführt und Maßnahmen zur Kosteneinsparung ergriffen, falls notwendig.

Um Sicherzustellen, dass die Ergebnisse des Projekts den Anforderungen und Erwartungen entsprechen, gibt es verschiedene Methoden für das Qualitätsmanagement:

• Qualitätsplanung:
  Eine Methode zur Festlegung von Qualitätszielen und -anforderungen für das Projekt, die auf den Kundenbedürfnissen und den Anforderungen des Projekts basieren.
• Qualitätskontrolle:
  Eine Methode zur Überwachung der Projektergebnisse und der Prozesse, um sicherzustellen, dass sie den Qualitätsstandards entsprechen. Dies umfasst die Durchführung von Inspektionen, Tests und Audits, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse den Anforderungen entsprechen.
• Qualitätsmanagement durch Prozesse:
  Eine Methode zur Verbesserung der Qualität durch Optimierung der Prozesse im Projekt. Dies umfasst die Analyse von Prozessen, die Identifikation von Schwachstellen und die Implementierung von Verbesserungen zur Vermeidung von Fehlern und zur Steigerung der Effizienz.
• Risikobasiertes Qualitätsmanagement:
  Eine Methode, die darauf abzielt, potenzielle Risiken im Projekt zu identifizieren, zu analysieren und zu bewerten, um geeignete Maßnahmen zur Qualitätssteigerung zu ergreifen.
• Benchmarking:
  Eine Methode zur Überwachung und Analyse von Leistungsmessungen, um Best Practices in anderen Projekten oder Unternehmen zu identifizieren und zu übernehmen, um die Qualität im Projekt zu verbessern.
• Qualitätsverbesserungsprozess (QVP):
  Eine Methode, die auf kontinuierliche Verbesserung abzielt, indem sie den Zyklus “Planen – Tun – Prüfen – Handeln” anwendet, um systematisch Verbesserungen in allen Projektbereichen zu erreichen.

Die verschiedenen Methoden können einzeln oder in Kombination angewendet werden, um sicherzustellen, dass die Projektkosten im Rahmen des Budgets bleiben und die Qualitätsanforderungen des Projekts erfüllt werden und somit letztlich das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.

Man sieht, das Management des Aspektes Zeit, Aufwand und Qualität ist eine komplexe Aufgabe. Oftmals wird der Projektmanager oder die Projektmanagerin als die Person betrachtet, die dieses Thema kontrolliert und die Richtigkeit sicherzustellen hat.

Von Projektmanager:innen und Zitronenfaltern

Doch Projektmanager:innen sind eher wie Koordinator:innen und Wegweiser:innen; sie halten das Projektteam zusammen und stellen sicher, dass das Projektziel erreicht wird. Sie sorgen dafür, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

Der beliebte Spruch

bringt diese Wahrheit humorvoll auf den Punkt: Es ist so, als würde man erwarten, dass ein Zitronenfalter tatsächlich Zitronen falten kann – eine absurde Vorstellung!

Es erinnert uns daran, dass es in Wirklichkeit die Teammitglieder sind, die das eigentliche Arbeiten erledigen und die meisten Entscheidungen treffen. Projektmanager:innen sind wie Kapitäne eines Schiffs: Sie geben die Richtung vor und stellen sicher, dass alle an Bord bleiben.

Aus meiner Sicht gibt es keine generell gütige Lehre, Form und Methode, um Projekte erfolgreich durchzuführen. Je mehr Ansätze man kennt, desto leichter fällt es allerdings, einen richtigen Zugang zur gestellten Aufgabe zu finden.

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Harald Gehbauer ist Berater und zertifizierter Projektmanager im Bereich Design und Betrieb komplexer IT-Services und IT-Infrastrukturen. Sein Hauptaugenmerk liegt dabei auf der Businessausrichtung der IT-Prozesse und dem Service Delivery Management. Die langjährige Erfahrung als IT-Manager, Sales Director, Prokurist und Board Member in österreichischen Unternehmen runden sein Erfahrungsspektrum ab.

Neben seiner Kompetenz und Leidenschaft ist in jedem Auftrag eine Extraportion gute Laune und Wertschätzung inkludiert.